Wie kann den gesetzlichen Vorgaben zur E-Mail-Archivierung entsprochen werden?

Durch die aktuelle Gesetzgebung ist die E-Mail in ihrer Funktion als geschäftliches Dokument weitgehend bestätigt. Damit geht auch die Pflicht einher, den gesamten Mailverkehr zu speichern und zu sichern. Dabei gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie bei Papier – also meist sechs und zehn Jahre. Die staatlichen Vorgaben zu ignorieren kann teuer werden, denn der Gesetzgeber sieht bei Nichtbeachtung der Vorschriften saftige Strafen vor.

Das aber stellt nun Unternehmer und IT-Fachleute vor das Problem der technischen Umsetzung. Daten müssen dauerhaft und fälschungssicher abgelegt werden. Nachträgliche Veränderungen müssen unmöglich sein. Das alles kann nun recht schnell ein Unternehmen in Größenordnungen beschäftigen, wo man doch die Zeit viel besser zum Geschäfte machen nutzen könnte. Eine mögliche Lösung bietet die SIGMA Chemnitz GmbH an: revisionssichere Lösungen zur Dokumentenverwaltung und Archivierung der EASY Software AG.

Wie der Name schon sagt: einfach und revisionssicher werden Dokumente und E-Mails archiviert. Der große Vorteil ist: Selbst nach Jahren kann darauf noch über eine Volltextrecherche in Sekundenschnelle zugegriffen werden – und das auch dann, wenn sich die gesuchten Inhalte in angehängten Dateien befinden. Zusätzlich werden die Datenbanken entlastet. So bekommt die Kommunikation wieder den nötigen Schwung.

Das Beste aber ist: Kein Unternehmer oder IT-Fachmann braucht sich mehr Sorgen zu machen, wie den staatlichen Vorgaben Genüge getan werden kann. So kann man sich wieder auf das tägliche Geschäft konzentrieren – die E-Mail- und Dokumentenverwaltung trägt ein Stück weit zur Rechtssicherheit im Unternehmen bei.

Natürlich stehen wir Ihnen gern mit weiteren Informationen zur Verfügung. Sie erreichen die SIGMA Chemnitz GmbH unter der Telefonnummer +49 (0)372 2371-100 oder per E-Mail.

Bild: www.pixelio.de, Fotograf: RainerSturm

Schlagworte: Archivierung, Aufbewahrungspflicht, BGB, Chemnitz, Dokumentenverwaltung, E-Mail, E-Mail-Archivierung, EASY Software AG, Gesetz, HGB, Rechtssicherheit, revisionssicher, SIGMA, SIGMA Chemnitz GmbH, Steuern, Systemhaus